Er zijn twee soorten retouren:
ZRE – retour met credit (klant krijgt geld terug)
ZRN – retour zonder credit (klant krijgt geen geld terug)
 

Een ZRE maak je als de klant hiervan een creditnota mag ontvangen.
ZRN maak je indien een klant geen creditnota ontvangt omdat je bijvoorbeeld ook een nalevering hebt ingezet 

Er zijn twee reden voor een retour en hierop werkwijze
Fout klant: Verkeerd besteld (let op, content fout is fout Spls)
Fout Staples: Verkeerd, beschadigd of content fout

Retourvoorwaarden:

* Reden voor retour

* Wordt er binnen 30 dagen gereclameerd (vanaf het moment van leveren)?

* Zit het artikel ongeopend en onbeschadigd in de originele verpakking?

* ZTAS en ZTAB zijn speciale artikelen, deze worden speciaal besteld  bij een leverancier en kunnen niet retour. 

* Wat is het totaalbedrag van de retour te halen goederen? Onder de € 25.- nemen wij niet retour (als het een fout van Staples is mag de klant het kosteloos behouden, retour kosten zijn hoger dan de retour) 

Een retourorder wordt altijd gerefereerd aan de originele order. Gebruik de transactie VA03 om de originele order te openen. 

Stap 1 – Zoek de bestaande order waar je een retour op wil verwerken ga naar VA03.

Stap 2 – Controleer de artikelen op eerdergenoemde retourvoorwaarden. Als het artikel of de artikelen retour kunnen, klik dan links bovenaan op Sales Document en vervolgens op “Create Subsequent Order”

Stap 3  

Als ordertype kan je kiezen voor ZRE ( retour met credit) of ZRN (retour zonder credit) en klik daarna vervolgens op: “Create with reference” links bovenaan.

Stap 4 – Op het volgende scherm staat het ordernummer al ingevoerd waaraan je de retourorder wilt koppelen. 

Kies voor copy als je de hele order retour wilt halen en voor Item Selection indien er enkele artikelen uit de order geselecteerd moeten worden.

Indien je kiest voor de tweede optie,) vink je aan welke artikelen retour komen en hoeveel. 

Door nogmaals op copy te klikken ( zie onderstaand)  wordt er automatisch een retourorder aangemaakt die enkele verplichte velden heeft die ingevuld dienen te worden. Vul de volgende velden in: 

• Order reason
• Purchase order data
• Header tekst veld 
• Colli of pallet
• Delivery Instructions
• Controleer het ophaaladres
• Indien fout klant, aanpassen dat klant vervoer regelt 
• Indien fout klant en wij halen de retour op, prijs minus 6,95 aapassen

De verplichte velden worden in de volgende stappen uitgelegd. 

Je komt eerst in dit scherm: 

Stap 5 – De Order Reason moet altijd worden ingevuld, hier vul je in waarom een artikel retour wordt gestuurd. Wij hanteren hiervoor de beslisboom. De beslisboom helpt je om de juiste reden van retour te kiezen. Houdt deze altijd bij de hand (zie inwerkmap of Kennisbank)

Selecteer vervolgens de juiste Order Reason, zie onderstaand:

Stap 6 (fout klant) 

Indien fout Staples, ga door naar stap 7

Bekijk eerst de bijlage (laatste pagina) van deze handleiding voor de beslisschema of het retour mag.
6.1 Klant stuurt zelf retour, maak een retour aan in SAP 

Stuur de klant de bijpassende template en zet het ticket op onhold bij jou. Controleer één keer per week je retouren. vraag of het al retour is ontvangen in Nederland bij de klantenservice

6.2 Retour halen Staples

• De retourkosten à €6,95 moeten nog berekend worden aan de klant
   Voeg een omschrijving toe in de order: Minus € 6,95 retourkosten en druk op enter

Trek de kosten van de originele artikel af, klik op het muntje en voeg zpm1 en klik op enter. Gebruik het bedrag Base price -6,95

• Maak een verzendlabel aan bij DHL (zie handleiding DHL)
• Stuur de klant de bijpassende template en zet het ticket op onhold bij jou. Controleer één keer per week je retouren. Zie handleiding vrijgeven retouren 

Stap 7 – Ga daarna naar Goto-Header-Purchase -Order Data en vul in bij ‘Purchase Order Type’ hoe de aanvraag is binnengekomen:

• Per telefoon: MTEL
• Per e-mail: MAIL 

Dit is van belang, zodat er in SAP geregistreerd wordt hoeveel aanvragen we binnen krijgen per e-mail en hoeveel per telefoon.

Klik vervolgens op ‘Enter’.

Stap 9 –Vul in de order entry info de volgende gegevens:

• De datum van invoer. VB: 05-08-23
• Jouw initialen
• Het ticket nummer uit Freshdesk.
• Schijf beknopt de reden van retour op: Fout klant, content en reden, beschadigd door verpakkingswijze/DHL. ECT

Gebruik de tab Returns department voor informatie voor onze afdeling retouren. Ingeval van fout vanuit Staples ook vermelden in de tekst zodat de afdeling retouren weet wat er moeten gebeuren. Zoals eventueel schade kan je doorgeven of als er een ander artikel retour komt (zoals pen komt retour ipv papier)

Stap 10 -  Maak een pick en ship aan bij DHL, volg hiervoor de handleiding van DHL 

Stap 11 – Ga naar het tabblad Partners en vraag de klant of de retourzending opgehaald kan worden bij het adres dat bij de Ship-To Party vermeld staat. Kan dat niet, vraag dan na op welk adres de goederen opgehaald kunnen worden.

Stap 12 – Sla de retourorder op met het icoontje van de diskette bovenaan in het scherm  en dan verschijnt onderin het retournummer:

ZTAB / ZTAS retour halen

Afwijzen want het is een special en dat halen wij niet retour.
 Mocht je twijfelen omdat het bijvoorbeeld content fout is, kan dit in overleg met Nikki of Tatjana. 

Crediteuren altijd op de hoogte stellen als er een credit verwacht wordt vanuit de leverancier en als er extra kosten komen voor Staples.