Intro

In deze handleiding leer je hoe je de documentstroom van een order kan lezen. 

Wat is de documentstroom?

De documentstroom is de informatiestroom van een order. 

Welke informatie kan je hierin terug vinden?

• Je kan het leveringsnummer zien, die je vervolgens kan gebruiken om te track en tracen op de website van DHL of onze andere vervoerder. 
• Je kan zien of de order is verstuurd als pakketzending of palletzending. 
• Je kan zien of de order al gepickt wordt/is en wanneer dit is gebeurd. 
• Als er special artikelen zijn besteld op de order, kan je zien of het artikel al is besteld bij de leverancier.
• Als een special artikel al is besteld bij de leverancier, kan je ons ordernummer naar de leverancier zien, en kan je zien bij welke leverancier het is besteld. 
• Je kan de factuur/facturen van de klant bekijken. 
• Je kan zien of er een retour/nalevering/credit/debet voor deze order is aangemaakt. 

Kortom, je vindt hier alle gegevens met betrekking tot de order. 

In deze handleiding beschrijf ik hoe je de documentstroom kan gebruiken en hier de juiste informatie uit kan halen om de klant goed te kunnen helpen. 

Inhoud

Hoe kom je in de documentstroom van een order?. 1

Verschillende Order Statussen. 2

Order Status – Wordt Gepickt 2

Order Status – Geleverd. 3

Order Status – Niet Geleverd. 5

Verschillende Artikel Statussen. 8

Geen Voorraad. 8

Niet Meer Leverbaar 10

ZTAB Artikel 12

Artikel Niet Gepickt 14

Documentstroom Retour / Kosteloze Nalevering / Credit / Debet 16

 
Hoe kom je in de documentstroom van een order?

In de documentstroom zie je verschillende informatie met betrekking tot de order staan. 

Allereerst, leg ik uit hoe je in de documentstroom van een order komt. 

Stap 1 – Zoek de order van de klant op. Ga hiervoor naar VA02:

Stap 2 – Je gaat met je cursor op ‘Standard Order’ staan en klikt vervolgens op ‘Display Document Flow’. Zo ga je naar de documentstroom. 

Verschillende Order Statussen

Een order heeft verschillende statussen welke je kan aflezen in de documentstroom. 

De meest voorkomende statussen zijn:

• Order Status – Wordt Gepickt
• Order Status – Geleverd
• Order Status – Niet Geleverd

In dit hoofdstuk zal ik deze statussen beschrijven. 

Order Status – Wordt Gepickt

Je bent gebleven bij de laatste stap ‘Hoe kom je in de documentstroom van een order?’. Vanuit deze stap kom je uit op het volgende scherm.

Je ziet hier staan: ‘Picking Request’ op 15.08.19, en de status staat op ‘Open’. Dit betekent dat er een pick verzoek in het Warehouse is gedaan maar er nog niet daadwerkelijk gepickt wordt. Als je deze status voor 14:30 uur ziet staan, kan je er van uit gaan dat het dezelfde dag alsnog gepickt gaat worden. 

Stap 1 – Voor dit voorbeeld kan je ervanuit gaan dat het pick verzoek voor 14:30 uur is gedaan. Je gaat nu terug naar de order. 

Order Status – Geleverd

Je bent gebleven bij de laatste stap ‘Hoe kom je in de documentstroom van een order?’. Vanuit deze stap kom je uit op het volgende scherm. Je ziet hier bij ‘GD Delvy’ dat de status op ‘Completed’ staat. Dit betekent dat de order is gepickt in ons Warehouse en is afgegeven aan de vervoerder. 

 Stap 1 – Check of alle artikelen daadwerkelijk zijn gepickt. Klik op ‘Outbound Delivery’ en klik vervolgens op ‘Display Document’

Je komt uit op het volgende scherm. Controleer of je alle artikelen ziet staan die de klant heeft besteld of welke specifiek artikel je op zoek bent als de klant aangeeft het niet te hebben ontvangen. 

Stap 2 – Als je alles hebt gecontroleerd. Kan je de order gaan track en tracen.   

Colli of Pallet

Om te bepalen of je te maken hebt met een colli (doos) of een pallet raadpleeg je de documentstroom.

Is er alleen een Outbound Delivery 0030 nummer, dan is het één of meerdere colli.

Is er een Shipment 561 nummer dan is het één of meerdere pallets.

Dit is een colli zending: 

 Dit is een pallet zending:

Om het collinummer te zien selecteer je de Outbound Delivery en klik je op Display document. Nu zie je welke items er op dit nummer geleverd zijn, klik op het doosje om alle colli en collinummers te zien:

Als er één colli is zien je onderstaand

Als er meerdere colli zijn zie je dit:

Elke ‘0’ is een colli (Line identification is het collinummer)

Elke ‘1’is een artikel dat in de colli er boven zit.

Dan kan je gaan track en tracen bij DHL. Volg hiervoor de handleiding DHL. 

Heb je een e-mail van de klant, gebruik dan de template ‘Orderstatus geleverd’ en stuur direct het aftekenbewijs mee. 

Heb je de klant aan de telefoon, informeer de klant dat de order is geleverd en vraag of de klant het aftekenbewijs wilt ontvangen. 

Order Status – Niet Geleverd

Je bent gebleven bij de laatste stap ‘Hoe kom je in de documentstroom van een order?’. Vanuit deze stap kom je uit op het volgende scherm.

De status van de order staat op ‘Being Processed’. Er staat, zoals je ziet, dus nog geen verdere informatie in de documentstroom. 

Er zijn verschillende redenen waarom een order nog op ‘Being Processed’ staat:

• De order is na 14:00 besteld.
• De order staat op credit block. 
• De klant heeft een vaste afleverdag.
• Geen voorraad

 Stap 1 – Je gaat nu terug naar de order. 

Stap 2 – Check of de order wellicht in credit block is gevallen.  

Wat is credit block? 

Credit block is een blokkade die de afdeling Debiteuren op een klantnummer kan zetten. Dit kan verschillende redenen hebben. Een klant kan bijvoorbeeld achterstallige betalingen hebben, waardoor wij nieuw geplaatste orders niet uitleveren, totdat zij hun betalingsverplichting nakomen. 

Belangrijk! In geval van credit block geef je nooit zelf uitleg. Je zoekt eerst contact op met afdeling Debiteuren om meer informatie te achterhalen.  

Hieronder kan je zien of de order in credit block is gevallen. Ga naar ‘Go To’ à ‘Header’ à ‘Status’.  

Je komt uit op het volgende scherm 

Hier zie je dat de ‘Credit Status’ op ‘Approved’ staat. Dit betekent dat de order niet op credit block staat. Stond de order wel op credit block dan zag je bij ‘Credit Status’: ‘Blocked’ staan. In onderstaande situatie heeft de klant geen credit block. Je gaat verder naar de volgende stap. 

Stap 3 – Check of de klant een vaste afleverdag heeft.  

Ga naar: ‘Go To’ à ‘Header’ à ‘Partner’. 

Stap 4 – Je komt uit op het volgende scherm.

Dubbelklik op de regel ‘Ship-To-Party’.

Stap 5 – Je komt uit op het volgende scherm. Onderaan zie je ‘Unload.Point’ staan. Je ziet daar nu staan: ‘woe.1xp.4wk-oneven wk’

Dit betekent dat de klant een vaste afleverdag heeft, namelijk woensdag 1 keer per 4 weken in de oneven weken. Je kan deze informatie doorgeven aan de klant. 

Als hier niets stond, dan heeft de klant geen vaste afleverdag.  

Verschillende Artikel Statussen

Er zijn ook situaties waarin de klant alleen aangeeft dat er één artikel of bepaalde artikelen niet zijn geleverd. Dit kan verschillende redenen hebben.

Als er iets met een artikel aan de hand is, dan staat er een vinkje voor de artikelomschrijving. Zie printscreen. VB:

De meest voorkomende redenen zijn:

• Geen voorraad. 
• Niet meer leverbaar.
• ZTAB artikel – dit is een artikel die te weinig wordt afgenomen. Wij nemen dit artikel dan niet op voorraad maar bestellen het bij de leverancier op het moment dat klanten het gaan bestellen. We bestellen het dan in een grote bulkorder. Deze order wordt geleverd in ons Warehouse. Vanuit ons Warehouse versturen wij het naar de klant. De levertijd is ongeveer 10 werkdagen na bestelling. 
• ZTAS artikel – dit is een dropshipment artikel. Dit artikel bestellen wij bij een externe leverancier, en zij leveren het rechtstreeks bij de klant. De levertijd is ongeveer 10 werkdagen na bestelling.
• Artikel niet gepickt.

In dit hoofdstuk zal ik de bovenstaande redenen beschrijven.

Geen Voorraad

Stap 1 – Zoek de order van de klant op. Ga hiervoor naar VA02:

Zie onderstaande printscreen. VB: De klant geeft aan dat de hele order is geleverd op één artikel na. Zij heeft het papier met artikelnummer 600176 niet ontvangen. 

Zoals je in de order ziet, staat er een vinkje achter de artikelomschrijving van artikel 600176.

Bij ‘ItCa’ zie je wat voor artikel het is; ZTAN (voorraadartikel), ZTAS, ZTAB. 

In onderstaande printscreen zie je dat het om een ZTAN artikel gaat. Het komt dus uit ons warehouse. 

 Stap 2 – Om zeker te zijn van de leverdatum controleer je wanneer er weer nieuwe voorraad binnenkomt. 

Ga hiervoor naar MD04:

Verdere instructies met betrekking tot voorraad kan je vinden in de handleiding ‘Voorraad Opzoeken’.

Als je de voorraad hebt gecheckt en je ziet dat er daadwerkelijk voorraad is besteld, dan kan je de leverdatum die je in stap 2 hebt gezien, communiceren naar de klant. 

Belangrijk! VB: Stel dat je in MD04 ziet dat er op 07.08.19 voorraad binnenkomt. Dit zou betekenen dat we het binnen twee werkdagen kunnen leveren, dus op 08.08.19 of 09.08.19. De voorraad komt binnen op 07.08.19 maar SAP houdt automatisch de vaste afleverdag van de klant aan. 

Als je de voorraad hebt gecheckt en je ziet dat er geen voorraad is besteld, stuur dan een e-mail naar onze Inkoop afdeling met de vraag wat de status van het artikel is. Onze Inkoop afdeling kan je bereiken via het e-mailadres: inkoop@staples.nl

Niet Meer Leverbaar

Stap 1 – Zoek de order van de klant op. Ga hiervoor naar VA02:

Zie onderstaande printscreen. VB: De klant geeft aan dat de hele order is geleverd op één artikel na. De klant heeft de perforator met artikelnummer 730201 niet ontvangen. 

Je ziet in de order een vinkje voor de artikelomschrijving. Daarnaast zie je bij ‘Reason For Rejection’ het volgende staan: ‘Correction; Item Already Settled’. Dit betekent dat het artikel geannuleerd is door ons.

Stap 2 – Je gaat naar MM03:

De reden dat je hier naar toe gaat, is om de kijken waarom het artikel niet meer leverbaar is. Daarnaast kan je checken of er een alternatief beschikbaar is. 

Je komt uit op het volgende scherm. Vul bij ‘Material’ het artikelnummer in en klik op ‘Enter’ 

Mocht je een popup krijgen, vraag dit dan na bij je buddy

Stap 3 – Uiteindelijk kom je uit op het volgende scherm. Klik op ‘Basic Data Text’.

Stap 4 – Je komt op het volgende scherm uit. Als er een alternatief staat kan je de klant aangeven dat het bestelde artikel niet meer leverbaar is, en biedt je het alternatief aan. 

Belangrijk! Controleer altijd of het alternatief ook nog beschikbaar is, en controleer daarna de voorraad. Het is belangrijk om de klant goed informeren en dus ook aan te geven of er nog voldoende voorraad is, zodat de klant weet wanneer het alternatief geleverd kan worden. 

Mocht er geen alternatief in de tekst staan, kijk dan eerst of je zelf een alternatief kan vinden. Kom je er niet uit, neem dan contact op met de afdeling Merchandising. 

ZTAB Artikel

Stap 1 – Zoek de order van de klant op. Ga hiervoor naar VA02:

Zie onderstaande printscreen. VB: De klant geeft aan dat de hele order is geleverd op één artikel na. De klant heeft de Dymo tape met artikelnummer 321048 niet ontvangen.

Je ziet in de order een vinkje voor de artikelomschrijving en bij ‘ItCa’ zie je ZTAB of ZTAS staan. 

Dit betekent dat wij het bij de leverancier hebben besteld. De leverancier levert het vervolgens bij ons en wij leveren het bij de klant. 

Stap 2- Je komt op het volgende scherm uit. Wanneer je in de documentstroom kijkt en je ziet staan ‘Purchase Order’, dan weet je dat we de order hebben geplaatst bij de leverancier. In onderstaande printscreen hebben we de order geplaatst onder ordernummer 4501077470.

Stap 3 – Klik op ‘Purchase Order 4501077470’ en klik vervolgens op ‘Display Document’.

Je komt op het volgende scherm uit. 

Je ziet dat er meerdere artikelen op deze order zijn besteld. Zoals eerder aangegeven bestellen we ZTAB artikelen in een bulkorder. 

Bij ‘Deliv. Date’ zie je de verwachte leverdatum. Dit is de datum dat de leverancier het bij ons levert, dus nog niet de datum dat de klant het ontvangt. 

Stap 4 – Om er zeker van te zijn dat de leverancier het op die datum levert, adviseer ik je om contact op te nemen met inkoop. 

Stap 5 – Zodra je contact hebt opgenomen met inkoop en zij bevestigen een leverdatum aan ons, communiceer je naar de klant altijd twee werkdagen later, omdat wij het vanuit ons Warehouse ook nog naar de klant moeten versturen. 

VB: de order wordt geleverd op 19.08.2019. Je communiceert naar de klant dat de order op 21.08.2019 wordt geleverd. 

Stap 6 – Als de order al wel geleverd is, dan ziet dat er als volgt uit:

Je ziet in de documentstroom dat er al een ‘Outbound Delivery’ aanhangt. In onderstaand voorbeeld gaat het dan om leveringsnummer 99582077. 

Dit leveringsnummer kan je track en tracen. Informeer de klant dat de order is geleverd. 

Artikel Niet Gepickt

Stap 1 – Zoek de order van de klant op. Ga hiervoor naar VA02:

Zie onderstaande printscreen. VB: De klant geeft aan dat de hele order is geleverd op één artikel na. Zij heeft de Pickwick thee met artikelnummer 339731 niet ontvangen.

In de order zie je geen vinkje achter de artikelomschrijving van de Pickwick thee. 

Stap 2 – Ga naar de documentstroom. 

Je komt op het volgende scherm uit. Klik op ‘Outbound Delivery’ en klik vervolgens op ‘Display Document’. 

Stap 3 – Je komt op het volgende scherm uit. Klik vervolgens op het doosje. 

Als je hier op klikt kan je zien welk artikel in welke doos heeft gezeten. 

Je komt op het volgende scherm uit. Hierin zie je dat de artikelen in 1 doos hebben gezeten. Hetgeen waar de pijl naar toe wijst is het pakketnummer. 

Stap 4 – Geef de klant eerst aan dat het artikel in één doos heeft gezeten met de andere artikelen. Mocht de klant dit nogmaals hebben gecontroleerd maar het artikel zit niet in de doos, controleer of de klant misschien iets extra’s heeft ontvangen wat niet besteld.

Kleine / lichte artikelen komen door de gewichtscontrole heen, dat kan de kalnt dus missen.

Voor het invoeren van een kosteloze nalevering kan je de handleiding ‘Kosteloos Naleveren’ gebruiken. 

Bij twijfel doe je een check bij het servicebureau.

Geeft het Servicebureau aan dat het wel in de doos heeft gezeten, dan dienen we de klant te informeren dat we het artikel niet kosteloos kunnen naleveren. 

Als je een order hebt die in meerdere dozen is geleverd, ga dan naar stap 5. 

Stap 5 – Je laatste stap was stap 3. Als je op het doosje klikt, dan zie je het volgende. Waar een 0 voor staat is een doos, en de artikelen die daar onder vallen hebben in die doos gezeten. Voor het gemak heb ik de dozen oranje gemarkeerd, zodat het voor jou duidelijk is wat een doosnummer is. Zoals je ziet is deze order in 6 dozen geleverd.

VB1: De klant geeft aan dat er twee trays met Fanta mist. Je ziet dat de trays met Fanta per twee zijn verpakt in een doos. Je kan de order track en tracen en checken of er wellicht nog een doos bij DHL staat. Volg hiervoor de instructie in de handleiding ‘Track & Trace’. 

VB2: De klant geeft aan dat de Posterframe met artikelnummer 342121 mist. Je ziet dat deze in de doos heeft gezeten met de Post-its, Cola etc. Je kan dit uitleggen aan de klant. Mocht de klant het nogmaals hebben gecontroleerd maar het artikel zit niet in de doos, dan kan je de werkwijze van stap 4 aanhouden. 

Documentstroom Retour / Kosteloze Nalevering / Credit / Debet   

Je hebt nu geleerd dat je veel informatie uit een documentstroom kan halen. 

Daarnaast kan je ook zien of er op een order een retour, nalevering, credit en/of debet is aangemaakt. 

Hieronder zie je een aantal printscreens, zodat je weet hoe dat eruit ziet in de documentstroom. 

Retour

Een retour heeft twee statussen:

• Being Processed – dit betekent alleen dat de retour is aangemaakt, maar de afdeling Returns heeft de goederen nog niet retour ontvangen. Zie de eerste printscreen. 
• Completed – dit betekent dat de goederen retour zijn gekomen. Deze retourorders worden door de Seniors vrijgegeven, zodat de klant een credit nota ontvangt. Zie de tweede printscreen. 

Kosteloze Nalevering

Op het moment dat er een levering aan een kosteloze nalevering hangt, kan je deze ook track en tracen. 

Credit / Debet 

Wanneer er een credit en/of debet is aangemaakt op een order, dan kan je dat ook terugvinden in de documentstroom. Deze credit en/of debet kan je, indien nodig, ook uitdraaien en naar de klant versturen. Zie handleiding ‘Factuur Uitdraaien’ waarin je kunt zien hoe je de factuur opent en opslaat.

Het ziet er als volgt uit.