Kosteloze nalevering 03-2024

Intro

In deze handleiding leer je hoe je een artikel(en) of een gehele order kosteloos naar de klant kan versturen. 

Waarom een kosteloze nalevering? 

Er zijn verschillende situaties waarin je een kosteloze nalevering mag/kan aanmaken:

•    Als een artikel(en) beschadigd is/zijn geleverd. 

•    Als een artikel(en) niet is/zijn geleverd. 

•    Als er een verkeerd artikel(en) is/zijn geleverd.

Soms is het goedkoper om een nalevering in te zetten in plaats van een ZFR

Regels

•    Als een artikel(en) beschadigd is/zijn geleverd maak je in sommige gevallen een kosteloze nalevering aan in combinatie met een retour zonder credit (ZRN). Zie hiervoor de handleiding ‘Retouren’. Je doet als het ware een omruiling. Hetgeen wat beschadigd is haal je retour en je levert een nieuw artikel kosteloos na. 

Je maakt geen retour aan voor beschadigd / onverkoopbare artikel / lage waarde 

•    Als de omdoos beschadigd is en de artikelen die daar in hebben gezeten niet beschadigd zijn, mag je geen kosteloze nalevering aanmaken. Een omdoos is bedoeld om de artikelen die in de doos hebben gezeten te beschermen. De omdoos mag en kan dus beschadigd raken. 

•    Als een order of een artikel(en) niet geleverd is/zijn controleer je dit eerst. Gebruik hiervoor de handleidingen ‘Documentstroom’. Heb je alles gecontroleerd en het wijst erop dat de klant de order of artikel(en) niet heeft ontvangen, dan mag je een kosteloze nalevering aanmaken. 

•    Als er een verkeerd artikel is geleverd controleer je eerst of de klant het verkeerd heeft besteld of dat wij het verkeerde hebben geleverd. 

Hoofdstukken

In deze handleiding bestaat uit twee hoofdstukken:

•    Kosteloze nalevering invoeren

•    Afwijkende situaties

Hoofdstuk 1: Kosteloze nalevering invoeren

 
Vul de gegevens als volgt in en klik op ‘Enter’. 

ZFR is de code die we gebruiken voor kosteloze naleveringen. 

Kies de juiste code:

Sales Organization

NL = 1000

BE = 1100

LUX = 1200

Distribution Channel

NL, BE & LUX = 10

Je komt op het volgende scherm uit. Klik op ‘Item Selection’.

Stap 3 – Je komt op het volgende scherm uit. Je hebt de keuze om de gehele order of een gedeelte van de order na te leveren:

Indien je de gehele order wilt naleveren, laat je alle vinkjes staan en klik je op ‘Copy’.

Indien je een gedeelte van de order wilt naleveren, klik je ‘Deselect All’. 

Alle vinkjes zijn nu weg. Vink aan welk(e) artikel(en) je wilt naleveren. Dit doe je door de vierkantjes aan te vinken. 

Bij ‘Open Quantity’ kan je eventueel het aantal passen.Klik vervolgens op ‘Copy’.

Stap 4 – Je komt op het volgende scherm uit. Vul de ‘Order Reason’ in. Check de beslisboom om te checken welke reden je mag gebruiken en welke het beste bij de situatie past. 

Dit is van belang, zodat er in SAP geregistreerd wordt waarom er een nalevering wordt aangemaakt. Op basis van deze cijfers kunnen we processen verbeteren. 

Stap 5 – Ga vervolgens naar ‘Go To’  ‘Header’  ‘Texts’.

Je komt uit op het volgende scherm. Vul in de tekst de volgende gegevens:

    De datum van invoer. 

    Jouw initialen

    Het ticketnummer uit Freshdesk. 

    De reden van de nalevering. VB: Pakketje is beschadigd geleverd

Stap 6 – Ga vervolgens naar het tabje ‘Order Data’ en vul in bij ‘Purchase Order Type’ hoe de aanvraag is binnengekomen:

    Per telefoon: MTEL

    Per e-mail: MAIL 

Klik vervolgens op ‘Enter’.

Stap 7 – Controleer dan alle gegevens en klik op ‘Opslaan’: